Hybride Gremiensitzung

Die Lösung „digitale / hybride Gremiensitzungen“ unterstützt Kommunen bei der Durchführung von Sitzungen kommunaler Vertretungen, Ausschüsse und weiterer Gremien mit Teilnehmenden im Sitzungsraum und bei Bedarf digital / remote zugeschalteten Personen. Sie verbindet die speziell für Gremienprozesse vorgesehene Anwendung  Agovo mit der Videokonferenzlösung Zoom X zu einer integrierten, praxistauglichen Sitzungsumgebung.

Digitale / hybride Gremiensitzungen erleichtern die Teilhabe. Sowohl für die Mandatsträgerinnen und Mandatsträger vor Ort als auch für Personen, welche nicht vor Ort teilnehmen können. Die Lösung unterstützt einen nachvollziehbaren Sitzungsablauf und schafft eine gemeinsame Arbeitsumgebung für Anwesende und remote zugeschaltete.

- Unterstützung von Präsenz-, Hybrid- und bei Bedarf digitalen Sitzungsformaten 

- Einheitliche technische Grundlage für kommunale Gremien 

- Verringerung organisatorischer Aufwände bei Einladungen, Teilnahmemanagement und Sitzungsdurchführung 

- Bessere Einbindung zugeschalteter Teilnehmender durch Bild-, Ton- und Präsentationsübertragung 

Agovo:  Fachliche Anwendung für digitale Gremiensitzungen; sie unterstützt die organisierte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzung sowie gremiumsspezifische Abläufe.

Zoom X: Videokonferenzkomponente für die audiovisuelle Verbindung digital zugeschalteter Teilnehmender, einschließlich Bild- und Tonübertragung sowie Präsentationsfreigabe. Hybride Sitzungen verbinden einen physischen Sitzungsort mit einer zusätzlichen elektronischen Teilnahme.

Gesamtlösung: Zusammenspiel von Gremienprozess und Videokonferenz: Die kommunale Sitzung findet im vorgesehenen Sitzungsraum statt; berechtigte Personen können sich entsprechend den kommunalen und rechtlichen Vorgaben remote zuschalten.

Weitere Informationen können Sie diesem Flyer entnehmen.

Leistungsumfang

- Bereitstellung der AGOVO-Anwendung als Software-as-a-Service 

- Bereitstellung und Anbindung der Videokonferenzfunktion mit Zoom X 

- Unterstützung der Sitzungsorganisation zur digitalen / hybriden Durchführung   

- Erstkonfiguration des Systems

- Betrieb, Wartung und Support der SaaS-Plattform

- Einweisung und Schulung

Nach der Bestellbestätigung erhalten Sie vom ITV.SH einen Link auf einen digitalen Leitfaden sowie die AV-Vereinbarung. Bitte füllen Sie diesen aus und senden diesen am Ende ab. Danach wird ein Mitarbeiter von Agovo mit dem von Ihnen im Leitfaden genannten Ansprechpartner Kontakt aufnehmen.